¿Debo informar a mis clientes al hacerles un presupuesto sobre protección de datos?
En muchas profesiones y negocios es habitual que antes de cerrar un acuerdo o contrato se preparen uno o varios presupuestos, en ese momento no podemos decir que exista una relación comercial, como mucho podremos decir que nos hallamos ante un cliente potencial, entonces, cómo afecta esto al tratamiento de los datos, es necesario informar al "posible futuro cliente", qué debo hacer con esos datos?, hablamos sobre esto en nuestro post.
Partimos de que el RGPD exige en todo momento que se informe de la finalidad de la recogida de datos, por lo tanto, aunque todavía no existe una relación comercial, la finalidad de los mismos será poder preparar el presupuesto, y así deberá constar en el documento que entreguemos al cliente. Esta no es la única información que debemos dar, al igual que en otros casos, será necesario informar del tiempo que se van a guardar los datos, si se van a ceder a terceros, quién los gestiona, los derechos que puede ejercitar, cómo y dónde ejercitarlos, etc.
Por supuesto, si esos datos se quieren conservar más tiempo del necesario para hacer el presupuesto, o para otros fines, como enviar publicidad o comunicaciones comerciales, será necesario recabar el consentimiento del cliente, expreso e inequívoco.
Así las cosas lo ideal es tener en la hoja de presupuestos un texto en el que se informe de todo lo dicho hasta ahora, también en el formulario de la página web, si es que existe uno para este fin concreto, ambos deberán ser conservados de manera que podamos demostrar que tenemos el consentimiento del cliente, ya sea para hacerle el presupuesto, ya sea para otros fines.